Schilder Vertriest digitaliseert HR en bedrijfsbeheer met BizBrain AI
Met Nora koppelde BizBrain Odoo, Geodynamics GPS-tracking en de interne communicatiekanalen van Schilder Vertriest zodat HR, timesheets, factuurverwerking en rapportering niet langer los van elkaar draaien.
Oost-Vlaanderen2 min lezen25+ medewerkersHR en bedrijfsbeheer
Over Schilder Vertriest
Een groeiende schilderspecialist met veel projecten tegelijk in beweging.
Schilder Vertriest is een Oost-Vlaamse schilderspecialist met meer dan 25 medewerkers actief op projecten in de regio. Het bedrijf staat bekend om kwaliteitswerk in residentiële en commerciële nieuwbouw en renovatie.
Met een groeiend team, meer projecten en een stijgende administratieve last werd de nood aan digitale ondersteuning steeds groter. De bestaande tools waren aanwezig, maar werkten te weinig als één geheel.
De uitdaging
Administratieve processen begonnen de groei af te remmen.
Timesheets werden manueel ingevoerd en gecontroleerd, GPS-data van voertuigen stond los van de urenadministratie en communicatie over projecten liep verspreid over mail, WhatsApp en telefoon. Daardoor verloor het team niet alleen tijd, maar ook overzicht.
Tijdrovende manuele timesheet-controle voor 25+ medewerkers
Geen automatische koppeling tussen GPS-data en gewerkte uren
Analytische boekhouding en factuurverwerking volledig manueel
Verlofaanvragen en HR-communicatie verspreid over meerdere kanalen
Geen centrale plek voor rapportering aan de zaakvoerder
De oplossing
Nora verbindt HR, boekhouding en rapportering in één dagelijkse flow.
In samenwerking met BizBrain implementeerde Schilder Vertriest Nora: een AI-assistent die volledig geïntegreerd is met Odoo, Geodynamics GPS-tracking en de interne communicatieplatformen van het bedrijf.
Nora werkt via Discord-kanalen die specifiek zijn ingericht per afdeling. Zo blijft communicatie centraal, maar tegelijk duidelijk opgesplitst volgens rol en verantwoordelijkheid.
Daardoor krijgt HR sneller de juiste signalen, wordt analytische boekhouding consistenter verwerkt en kan de zaakvoerder rechtstreeks volgen wat op project- en teamniveau gebeurt.
#hr-assistent
Timesheet-beheer en verlofopvolging
Controleert uren, vergelijkt afwijkingen en volgt verlofaanvragen op in één centraal HR-kanaal.
#analytische-boekhouding
Factuurverwerking volgens vaste regels
Verwerkt leveranciersfacturen analytisch op basis van vooraf bepaalde boekingslogica en leveranciersafspraken.
#rapportering
Realtime inzichten voor de zaakvoerder
Toont dagelijks en wekelijks zicht op marges, openstaande facturen en personeelsinzet zonder aparte exports.
Wat Nora vandaag concreet doet
Automatisch timesheets controleren en vergelijken met GPS-ritten
Afwijkingen signaleren en voorstellen doen aan de HR-verantwoordelijke
Leveranciersfacturen analytisch verwerken volgens vaste boekingsregels
Verlofaanvragen opvolgen, bevestigen en communiceren naar betrokkenen
Dagelijkse en wekelijkse dashboards genereren per medewerker
De resultaten
Minder manueel nakijken, meer inzicht en strakkere opvolging.
Sinds de implementatie van Nora via BizBrain ziet Schilder Vertriest concrete verbeteringen op meerdere vlakken, zonder dat gevoelige goedkeuringen of uitzonderingen uit handen worden gegeven.
4u → <30mwekelijkse timesheet-reviewRealtimezicht op marges en openstaande facturenCentraalHR- en factuurcommunicatie
Tijdswinst
De wekelijkse timesheet-review daalt van vier uur naar minder dan dertig minuten.
Nauwkeurigheid
GPS-vergelijkingen detecteren automatisch ontbrekende of foutieve uren voordat ze doorstromen.
Inzicht
Zaakvoerder Len Vertriest heeft via rapportering realtime zicht op projectmarges, openstaande facturen en personeelsinzet.
Controle
Elk kanaal houdt duidelijke rechten en rolscheiding, zodat gevoelige data afgeschermd blijft.
Volgende stappen
Het traject breidt nu uit naar kosten, marges en klanteninzage.
01
Voertuigbeheer
Automatische koppeling van onderhoudskosten en tankbeurten per nummerplaat.
02
Projectmargeanalyse
Automatische nacalculatie bij projectafsluiting met directe terugkoppeling naar marges.
03
Klantenportaal
Klanten krijgen via een beveiligd dashboard zicht op projectstatus en facturen.
04
Opschaling
Het model van Schilder Vertriest is uitbreidbaar naar gelijkaardige bouwbedrijven en extra vestigingen.
Len Vertriest over de volgende fase
We zijn nog maar aan het begin. Elke week ontdekken we nieuwe mogelijkheden om Nora slimmer te maken. BizBrain heeft ons geholpen om van een idee een werkend systeem te maken.
Len Vertriest, zaakvoerder Schilder Vertriest
Ook je HR- en bedrijfsprocessen automatiseren?
Ontdek hoe BizBrain jouw bedrijf kan transformeren.
We bekijken graag welke eerste workflow in jouw bedrijf het snelst rust, controle en tijdswinst oplevert.